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電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案是用來區別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。

目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，這樣，電子檔案文件既可以存儲在磁盤、光盤等介質中，也可以存儲在云端的網絡空間。相較于傳統檔案而言，電子檔案具有其獨特的優勢，如電子檔案信息不需要人工識別，減少檔案處理過程中的人工誤差；電子檔案保存在網絡中，對檔案信息具有較高的保密性；電子檔案依托于非紙質介質，可以實現介質與載體之間的分離等等。

圖表1：電子檔案的優點

電子檔案的建立也需要一定的條件，首先要建立信息化管理平臺對電子檔案進行信息化管理，建一個公共的，獨立與應用的檔案管理信息化平臺，以支撐各類業務所涉及的，實體和虛擬的檔案信息化管理，從而實現“實體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。

電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實體檔案，檔案化的電子信息，結構化的數據庫等。具有保存價值的歷史記錄和作為法律依據的電子信息，必須能夠具備檔案的屬性：直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息；直接形成的歷史紀錄，且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現性。將作為檔案管理的電子信息必須要經過一個歸檔過程處理后才能稱之為電子檔案，否則，只能稱其為文件，這個過程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個卷都有一個標準的元數據等等。

圖2：電子檔案實施要點

目前電子檔案主要應用于電子政務以及醫療信息化領域中。我國醫療信息化最早應追溯到20世紀80年代，部分大型的醫院開始開發和應用一些小型管路軟件，后面才開始建立小型的局域網；到20世紀末21世紀初，進入快速發展期。全國有將近900家醫院開始實施醫院信息系統；2003-2008年，幾乎所有的三級醫院開展了信息化建設，同時，80%的二級及以下級別的醫院也開展了信息化建設；2009年至今，醫療信息化建設已經全面啟動，新型的管理模式也得到了推廣。

圖表3：醫療信息化的發展歷程

醫療信息化在全國得到快速的發展主要歸功于國家政策的導向。2017-2018年，國家相關部門頒布了一系列政策鼓勵全國各大醫院進行信息化建設。2017年1月，國務院印發了《“十三五”深化醫藥衛生體制改革規劃》，《規劃》中指出要促進人口健康信息互通共享，實現電子健康檔案和電子病歷的連續記錄及信息共享。

圖表4：2017-2018年我國醫療信息化產業政策匯總

隨著信息技術的快速發展，國內越來越多的醫院正加速實施醫院信息系統（HIS）、遠程醫療、臨床管理信息化系統（CIS）、電子病歷等的整體建設，以提高醫院的服務水平與核心競爭力。醫院的信息化建設經過了10多年的建設，HIS已在全國絕大部分醫療機構得到應用。目前，中國的大型醫院基本建立了成熟的HIS系統，其應用不斷擴展，無線技術和手持設備等也逐漸應用到HIS系統中。中小型醫院開始部署HIS系統，社區醫療服務中心和鄉鎮衛生院也開始建立HIS系統。據統計，2017年，我國HIS系統的市場規模為26.22億元，同比增長9.61%。預計2018年，其市場規模將達到29億元。

圖表5：2012-2018年醫院信息系統市場規模情況（單位：億元，%）

2018年7月，中國醫院協會信息管理專業委員會發布了《中國醫院信息化狀況調查（2017-2018年）》，其對全國484家醫院進行了調研，其中 經濟發達地區的樣本量占40.91%、經濟中等發達地區占27.48%、經濟欠發達地區占31.61%。調查結果顯示，已實施電子病歷系統的醫院有190家，占比為39.26%，準備建的醫院占比為2.89%，而未實施電子病歷系統的醫院數量有280家，占比為57.85%。

圖表6：2017-2018年我國電子病歷市場情況（單位：%）

然而，從當前的發展現狀來看，我國電子病歷普遍水平較低，且滲透率低于5%。但是，隨著醫療信息化在全國的普及率的加大，預計到2022年，我國電子病歷三級醫院普及率將達到90%左右，二級醫院滲透率超過60%，一級醫院超過40%。2018年電子病歷市場規模為10億左右，至2022年將達到125億元，年復增長率為287.5%。電子檔案在醫療信息化領域的前景十分樂觀。

圖表7：2022年我國電子病歷的普及率情況（單位：%）

在電子政務方面，由于我國工業化發展滯后于發達國家，所以信息化的發展也滯后于西方發達國家，特別是在政府信息化方面。因此，在電子政務建設方面，我國需要大踏步前進，政策方向上看我國中央和省級部門已經大范圍實現信息化，但是有調查顯示地市級政府部門的信息化標準是重點辦公流程自動化，縣區級政府信息化只是簡單的硬件投入，與歐美國家辦公自動化、流程信息化和數據公開化的政府信息化相比，我國電子政務要走的路還有很遠。

圖表8：電子政務的發展歷程

電子政務的需求主體有：公眾、企業群和政府。這三類需求主體有主次之分：政府“外”的公眾和企業群體是最終和主要的需求主體，而政府本身是服務于前者的派生的、間接的需求主體。“外網”是直接為民眾和企業服務的，反映了電子政務根本的和最終的需求，而“內網”是為了政府內部高效、合理運轉，反映的是派生的和間接的需求。當然它們之間又有密切聯系的：外網建設可以“導向”和“驗證”內網建設，內網建設則能為外網建設“提速”和“加固”。所以應該根據目標的相關性制訂“內”“外”平衡發展的項目規劃。實踐反復證明，割裂內網建設和外網建設的關系，重內輕外、先內后外，甚至關起門搞“內部建設”，都必然導致低效、重復建設和信息孤島。

圖表9：我國電子政務“兩網一站四庫十二金”架構

《“十三五”國家信息化規劃》中明確，“十三五”時期重點統籌建設“兩網、一平臺、四庫、六系統”等國家重大政務信息化工程。預計2018年中央部委和省級政務部門主要業務信息化覆蓋率將達到99%以上，地市級政務部門主要業務信息化覆蓋率將達到90%以上，縣級政務部門主要業務信息化覆蓋率將達到70%以上。隨著各級政府部門的積極部署，我國政務服務線上化速度明顯加快，網民線上辦事使用率顯著提升，政務服務向智能化、精細化發展并向縣域下沉。2018年電子政務取得了較大進展，增速再創新高，2018年我國電子政務市場規模超過3000億元，達到3140億元，同比增長15.36%。電子政務水平的不斷提升，也將促進電子檔案在政府部門、政府面向企業群和政府面向公眾中滲透率的不斷提高。

圖表10：2008-20118年我國電子政務市場規模情況及增速（單位：億元，%）

醫療信息化和電子政務中電子檔案的應用已經證明了電子檔案前景的廣闊，隨著區塊鏈、大數據等新型技術的發展，電子檔案的信息保密性、可靠性和可查詢性將更進一步提升，電子檔案有望向更多的應用領域進行更深入的滲透，隨著信息化、智能化時代的到來，電子檔案終將取代紙質檔案，成為新時代新階段的主流信息存儲、識別手段。