作者|鐘微  來源|連線Insight(ID：lxinsight)

2020年初，協同辦公成為SaaS落地的熱門行業，直到如今風口也沒有消逝，協同辦公正在成為企業的“基礎設施”。 

很難想象，最早的協同辦公可以追溯到20世紀80年代，那時候，用office軟件處理文檔，使用傳真機、打印機、復印機，已經比較普遍。企業用信息化手段提升了工作效率，但遺憾的是，沒多少協同可言。 

在很長一段時間，生產工具的迭代，一直沒能跟上時代的發展速度，以及企業的發展進程。 

字節跳動副總裁謝欣在飛書未來無限大會上，描述了一個場景：假設一個公司的員工在1997年睡著之后，穿越到今天，大約過了二三十年的時間，他會看到這個世界發生了巨大的變化，有他從來沒有見過的手機、非常輕薄的電腦，以及內容如此豐富的互聯網。

但是當他回到工作崗位的時候，他會非常意外而且驚喜地看到一件事情：Word文檔從1997年到2020年至今，還是全球最重要的生產力工具，他依然可以非常熟悉地使用。 

這個預設的場景背后，是協同辦公領域，多年停滯不前的狀況。

但這幾年，變化在迅速發生著。 

包括飛書、釘釘、企業微信等玩家，正在迭代更適合現代辦公需求的協同辦公軟件。通過工具的變革，讓員工提升工作效率，讓企業運轉得更流暢、速度更快。

麻省理工學院曾有一座傳奇建筑“20號樓”，它本是在核戰爭時期隨意建造的新樓，之后經過人們的一番改造煥然一新。世界上第一座商業電子鐘、粒子加速器、《星際飛行》模擬游戲、揚聲器等重要的發明創造，都是在20號樓完成的。 

因為建造得不完整，在里面工作的員工，可以自由改造空間。20號樓的內部房間號碼混亂，讓迷路的員工，在偶遇或邂逅中獲得創意靈感。同時，這里的機構都不被上層管控，這讓他們在協作時充滿了自由。

如今經過多次改造的“20號樓”，圖源網絡 

20號樓就像是如今的協作辦公軟件。 

員工應該被激發，而不是被管控；加強信息的創造、傳播、消費和反饋，意味著高效和愉悅；協同辦公軟件，不僅僅是生產力工具，也能提升企業的組織能力。

謝欣在飛書未來無限大會提出了這些觀點，并認為一個好的協同辦公軟件，應該幫助企業實現這些目的。 

經歷多年的發展，協同辦公軟件的核心功能，從辦公自動化，過渡到內部業務協同，再到產業鏈協同的時代，滿足了企業發展擴張中最重要的需求，成為企業需要的水、電、煤般的存在。 

這一風口如今正在吸引越來越多的玩家進入，幫助企業們成為這個時代的“20號樓”。 

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互聯網企業為什么天然適合協同辦公？ 

互聯網企業其實天然適合協同辦公。 

這要從互聯網公司的屬性說起。互聯網公司多數屬于智力密集型，微軟的Windows 95、第一款智能手機iPhone/iOS，都離不開科技創新的進程，在人工智能時代，創新的速度只會越來越快。 

企業的發展，需要員工發揮創新，并不斷用新的思維方式幫助企業提升效率。

鼓勵創新最好的方式，是自由的環境。谷歌的工程師文化是一個代表。有人將其理解為工程師的特權，比如昂貴的電腦和座椅，以及開放的公司資源，但其核心本質是，對自由和效率的追求。 

一個關于谷歌的典型案例是，對“20%的項目”的鼓勵，意思是每位員工每周可以花費一天的時間，來做與工作無關的事情。20%的時間，工程師可以發揮創意，并開拓出新的項目。 

關于谷歌歷史的著作《重新定義公司》中提到，組織的責任不再是管理員工。 

這樣的理念已經被中國互聯網公司利用。十年前，小米還是一個年輕的初創公司，當時CEO雷軍已經創辦過金山軟件、管理了幾千人規模的公司。 

等到創辦小米時，雷軍給自己定下了目標，不要過度管理一個創業公司，所以他思考最多的是，如何簡化管理、甚至不需要CEO來管理。

小米家宴現場，圖源其官網

不過，自由并不代表一切。當企業簡化管理時，必須要有相應的制度、工具去幫助其平衡自由和效率。

給員工提供更高效的工具，讓其能力最大化地發揮，成為企業管理的重要方法論。 

在協同辦公產品已經發展成熟的當下，企業有不少選擇。從通訊、郵箱，到HR、行政，基礎的辦公需求能得到滿足。不過，更好的選擇可能是使用一款綜合性協同辦公軟件，在國內標志性的玩家有飛書、企業微信和釘釘等。 

這些年，小米一直在嘗試更優質的協同辦公軟件。六年前，小米的員工人數就已達到數千人。當時小米新媒體總監鐘雨飛曾在微博上吐槽，稱WPS和微軟Office的兼容性不好，用WPS做了PPT之后，用微軟Office無法打開。之后，包括小米在內的多家互聯網公司都放棄使用微軟Office。 

最近一次遇阻和改變，是在2020年初，當時所有企業都必須遠程辦公，小米也很快做出了反應，并將小米10的發布會改到了線上，所有相關團隊都不得不在線上完成工作。

期間曾有小米員工向媒體表示，遠程辦公最重要的是溝通、協同的效率問題，但當其被拉入與發布會相關的微信群時，信息多且冗雜，增加了工作的難度。不久后，小米決定嘗試使用飛書，雷軍也表示，線上協同工具越來越流行，飛書非常簡潔、高效。 

在協同辦公方面，互聯網公司其實一直存在未解決的痛點。比如，同部門之間經常合作，需要組建各種項目組，并在線上建群溝通。 

如今，協同辦公軟件通過各種功能，包括進群查看所有歷史內容，還有非常方便的共享文檔、共享對話、共享時間表等。 

在跨部門合作時，所有員工的OKR都透明化。謝欣曾說，“哪怕是入職第一天的員工，不要說看到我的OKR，張一鳴（字節跳動創始人、CEO）的OKR也都可以看到。” 這主要是為了確保工作目標的一致性，讓員工快速地了解每個人的職責。

包括小米員工提到的信息冗雜問題，協同辦公軟件也提出了方案。飛書的消息界面中，用戶可以在收件箱中查看消息，在置頂區保留常用聯系人，在對話區處理信息、“PIN”一下收納關鍵文檔。這是對無用信息、重點關注的信息、需要跟進的信息的不同處理方案。

當下互聯網企業紛紛喊出了產業互聯網，深入某個行業并建立起生態，這對企業管理提出了更高的要求。 

這意味著企業需要從內部協同走向外部生態協同，將整個產業鏈上的參與者納入其中，而協同辦公軟件恰好是突破組織限制的重要工具。

2

傳統企業轉型的新選擇？ 

傳統企業數字化轉型的熱潮持續了許多年。其實這個宏大命題的背后，是一個個工具在提供幫助。 

184年歷史的施耐德，成功經歷了第二次工業革命的電力轉型，又不得不面臨當下的數字化升級，工廠需要數據化，機器和人的相互連接也十分急迫。但在施耐德中國區總裁尹正看來，數字化轉型最大的挑戰在管理上。 

從簡單的KPI過渡到數字化管理，從組織架構層級分明轉變為扁平化，同時解放更多人力，這里面也需要利用到協同辦公工具。 

企業數字化，首先考慮的是安全隱私問題。許多傳統企業溝通使用社交軟件，存在信息泄露的風險，如果選擇自研一個符合需求、優質的協同辦公工具，則受困于自研難度和巨大的成本投入。 

綜合性工具的誕生與成熟，對數據安全的底層設計，付費購買服務的方式又降低了成本投入，這一切都在推動企業的數字化升級。 

部分傳統企業已經走在了前面，協同辦公在某種程度上解決了數字化難題。

成立于1994年的物美科技，十分擁抱數字化管理。其創始人張文中先生出身為中國科學院系統科學研究所博士，早在1994年，便創立卡斯特公司，為物美超市研發POS、MIS管理信息系統。物美也是北京地區第一家真正運用互聯網技術進行采購和管理的連鎖企業。 

從2019年開始，物美就進入“商業的全面數字化”時代，目標是線上線下一體化。而后找到飛書，幫助其完成“員工在線、管理在線”。 

對物美而言，這也是對新型管理模式的嘗試。經歷這些年的發展，物美的主營業務涉及超市、百貨、家電、家居建材零售等多個板塊。

協同辦公軟件可以將這樣復雜的業務版圖，統一門戶。也就是將分散的業務系統，聚合在一起，這不僅方便了員工和管理層的使用體驗，也更利于企業的數據沉淀。 

物美超市，圖源其官網 

同時，傳統企業一旦業務群龐大，影響組織靈活性，也會出現許多問題。 

一般企業都是以“金字塔”的形式管理，傳統企業則更為明顯，所有管理機制建立在職級之上，責、權、利則配置在職位上。 

基于這一特點，傳統企業需要讓壁壘消失。而協同辦公軟件本身所有的功能與理念，都是在響應扁平化的趨勢。比如公司內部有層級，溝通中卻需要感受不到層級。基于層級的痛點，打通傳統行業中信息流轉通路，提升信息流轉速度。 

這很大程度上基于公平的信息公開，包括大方向的戰略、目標，小方向的文檔、代碼、知識的共享。這讓員工之間更像是在協作，可以增強其自驅力和積極性。

傳統企業對協同辦公的重視程度也在增強。一個典型的代表是華住集團，其在全球酒店領域的上市公司中，市值排名前三，僅次于萬豪和希爾頓，但也有很深的焦慮，希望能夠有一個讓傳統行業加速發展的推動力。 

華住曾主動找上飛書，20分鐘便敲定了合作。華住集團首席數字官兼華住中國總裁劉欣欣說，過去多年，華住一直在用各種各樣的工具，把酒店運營、客戶連接以及公司業務等全部線上化，最后發現，還有一塊沒有被線上化，便是日常工作的管理，這讓華住急切地找到了飛書。

從許多傳統企業的數字化轉型中可以看到，這是一個非常艱苦的過程，也是自我革命的過程，這其中，協作辦公軟件是數字化中最底層的設施，成為了企業們的后盾。

3

未來，協同辦公將成為工作的常態 

協同辦公將成為一種常態化的工作方式，一個最主要的原因是其提高了效率。

百年前，福特汽車推出的流水線，是工業時代開啟規模化生產的縮影，從那個時代起，效率就成為企業生產的重要指標，也成為經濟發展的推動力量。 

對效率的執著，讓企業不斷在新環境里，通過技術、管理等多種手段，改善機器、人生產的效率，這樣的趨勢在如今的數字時代更為明顯，但這些方式的嘗試，往往都是企業自己孤獨的探索。

由此出現了許多爭議。今年，人物雜志《外賣員困于系統》報道，引發了外界對算法效率的討論，質疑企業評價機制過多地向消費者和平臺傾斜。 

傳統行業對效率的榨取更為嚴重。富士康等制造業企業的員工，拿著一份很低的工資，需要長時間地工作，工作疲勞時很難擁有休息時間。 

但追求效率是企業的目標所在，誰更快解決阻礙效率的絆腳石，能在與其它對手競爭中更具優勢。這個前提是不能走入壓榨員工的歧途。 

越來越多的管理方式被提出，受到了企業家們的關注。 

從字節跳動說起，其產品創新能力和戰略能力受到了許多行業內的討論，由此挖掘出了內部管理上，字節跳動一直OKR管理，設置關鍵目標之后，多提供context，少一些control，這樣的管理方式給予了員工自驅力和創造性。 

管理理念之外，辦公方式的變革其實一直發展得很緩慢。很長一段時間，人們的工作都一直圍繞著郵件、U盤、通訊工具傳輸這種單點交互，影響了企業的整體效率。 

很多企業都在努力尋找最適合的工具，最終結果卻并不能如意。其中字節跳動決定將自己對企業效率、管理方式的理解，通過飛書輸出給有著同樣困擾的企業。 

謝欣此前也提到，辦公工具幾乎是企業里每個人每天使用最多的東西，哪怕工具的效率只提升5%，整個公司都會得到很大的提升。 

以文檔為例，字節跳動10萬人一年時間就可以創造2000萬篇文檔，打印成A4紙堆疊起來，高度接近于珠穆朗瑪峰。當員工使用了工具后，效率只提升5%，效果也是驚人的。 

協同辦公工具，可以說是基于當下企業需求給出的最優解。而基于字節跳動管理經驗孕育出的飛書，也一直在迭代，最早它是基于提升溝通的目標，然后在于提升創作，合起來進化到協同辦公軟件。 

未來，飛書的定位是成為下一代的企業協作平臺，它的不斷進化，實際上也是對新的辦公需求的洞悉，并不斷追求新的可能性。  

編者按：本文轉載自微信公眾號：連線Insight(ID：lxinsight)