美國辦公室職員每年打印或復印的資料約為1萬億張，如果將其他紙質商業用品、水電賬單和發票以及銀行回執單等匯總到一起，總數大約會達到1.6萬億張。如果把這些紙摞起來，大約有1.8萬個珠穆朗瑪峰那么高，幾乎是地球到月球一半的距離。

正因如此，惠普公司上周收購三星電子打印和復印業務才顯得頗有意義。該公司發言人表示，惠普在大型辦公室復印機市場的占有率不到5%。而此次收購將把三星的技術整合到新設備中，從而為其創造重要的增長機遇。

但事實上，這項業務根本就不應該存在。至少從40年前開始，我們就設想過無紙化辦公。1975年發表在《商業周刊》上的一篇文章就曾經預計，紙張將在1980年逐步退出歷史舞臺，到1990年幾乎消失。

但實際上，InforTrends分析師約翰·謝恩(John Shane)表示，辦公室使用的復印紙總數在2007年達到頂峰，彼時正值金融風暴來襲前夜。InforTrends過去25年一直在追蹤打印和文檔制作行業，并匯總了上文引用的驚人數據。

雖然目前仍未進入無紙化辦公時代，但并不意味著今后不會。無論何時，認為“這次不一樣”都是頗具風險的，但這一次或許真的不一樣。目前的辦公室用紙數量保持每年1%至2%的穩定下滑趨勢，這在歷史上尚屬首次。再加上最近的金融危機引發的使用量大幅下滑，因此截至2016年，我們辦公室的用紙量已經較2007年的高峰期減少了10%。

打印用紙量近年來已呈現下滑趨勢(圖片源自《華爾街日報》)

這一趨勢是許多因素共同作用的結果，包括電子簽名公司DocuSign等獨角獸的快速發展，以及平板電腦和移動設備的高速崛起。更重要的是，這一變化所花費的時間超出所有人的預期。這一趨勢之所以延遲，是因為企業開展業務時采用的各種模式的復雜程度遠超所有人的想象。

謝恩表示，紙質文件在職場持續占據主導——其中60%都是必須打印的文檔——表明商業流程的變化十分緩慢。中小企業在擺脫紙張的過程中進度最慢——換言之，他們向辦公流程數字化方向發展的速度也最慢。

另外，紙張的確也有很多優點。這可能是唯一一種幾乎沒有重量、成本極低，而且在任何光照情況下都可以閱讀的輸入和顯示技術，甚至完全無需聯網。紙張成為了輕便和耐用的縮影。

施樂流程自動化主管安迪·瓊斯(Andy Jones)表示，該公司曾經聘請了一個人種學者團隊研究人們為什么要打印資料。結果顯示：“當時有很多工作方式和工作態度都已經根深蒂固地融入企業的流程。”因此成立時間較長、規模較大的企業很難做出改變。當謝恩向調查對象詢問他們為什么還會將40%必要性不強的內容打印出來時，最常見的答案是：他們“喜歡紙”。

不過，很多企業已經取得可喜的進展，伊利諾伊州的Barhrns Equipment便是其中之一。在這家叉車和園藝設備銷售公司工作了27年的塔拉·法尼曼(Tara Funneman)表示，當他1987年加盟時，他們只有一臺“很大的”電腦，每個月只使用5到10分鐘。“我們用Lotus 1-2-3打印一份報告，然后關掉，其他所有事情都要手工完成。”她說。

但如今，Bahrns的所有技術人員都攜帶著一臺iPad或手機，可以使用Canvas Solutions開發的軟件。這些設備和軟件配合起來取代了原先一式三聯的表格——這種模式往往不完善、不準確，甚至不合法。將這些內容輸入到后臺系統的過程更是一場噩夢。法尼曼表示，3年前切換成Canvas系統后，該公司已經取消了一個文員崗位。

文職員工仍會打印文檔，然后在上面標記、編輯，并閱讀內容，甚至以此為載體展開協作。但至少從一定程度上看，這種模式已經過時。我們之所以距離無紙化辦公越來越近，是因為新的數字化組織往往不會使用這一載體。

而隨著微軟Office 365和谷歌Docs等云計算協作工具的普及，我們或許也會從中發現很多好處。

歷史證明，紙質媒介的消亡是逐步推進的。辦公用紙或許保持了每年1%至2%的下滑速度，但這仍然是一個極其龐大的市場。

“我認為大約需要花15到20年，要等到伴隨著數碼照片和智能手機長大的‘千禧一代’擔任公司的高級管理職位后，才能看到無紙化辦公的轉變。”市場研究公司Euromonitor消費電子主管Loo Wee Teck說，“我們‘X一代’是阻礙變革的恐龍。”

來源：新浪科技  作者：書聿